为进一步提升合同管理工作的规范化水平,增强风险防控意识,鲁泰化学坚持合同管理全流程“三步走”,通过制度化管理、过程监控及后期跟踪等措施,有效提升了合同管理的规范化水平,大幅增强了企业的风险防控能力。
第一步:前期准备,严格合同条款审查。建立了完善的合同管理机制 ,明确了合同管理的任务和责任分工,确保各部门通力合作,共同防范合同风险。同时,加强了合同格式文本建设 ,制定了标准的合同格式文本,明确合同条款和权利义务。在合同签订前,针对合同内容进行全面、细致的审查,重点关注法律风险和不合理条款。审查内容包括合同当事人的资信状况、合同条款的完备性及合法合规性等。对于重大合同或高风险合同,实行中介机构审查前置,进一步提高了合同的审查质量。
第二步:签订过程,强化合同管理执行。在合同签订过程中,企管审计部(法律合规部)加强与各部门的联动,建立合同签订台账管理,确保合同签订的每个环节都有迹可循,便于后续管理和监督。制定了严谨的合同签署流程 ,明确各环节的责任人和职责分工,确保合同能够按时、有效地签署和执行。该流程涵盖审批、签署、存档等环节,并设定了相应的权限和审批标准。在合同签署环节,进一步加强监管 ,确保签署过程中不出现代签、冒签等违规行为。同时,对于重大合同或高风险合同,采取面签或见证签署等方式加强监管,提升了合同签署的规范性。
第三步:后期监管,做好合同履约监督。建立了合同履约跟踪机制 ,定期对合同履行情况进行检查和评估,及时发现和纠正履约过程中存在的问题。对不能按时完成的合同,及时反馈给责任领导并要求采取补救措施。通过加强合同履行过程中的监督 ,确保各方按照合同约定履行其义务。对于履约过程中出现的争议或风险点,及时进行沟通和协商,寻求解决方法。此外,还建立了合同变更管理机制 ,对于需要变更的合同条款或内容,严格按照规定的程序进行审批和签署,确保变更过程的合法性和有效性。